FUNGSI PENGAWASAN

FUNGSI PENGAWASANFUNGSI PENGAWASAN

Fungsi pengawasan dimaksudkan untuk mengawasi kegiatan-kegiatan organisasi agar pelaksanaan kegiatan tersebut sejalan dengan tujuan yang ditetapkan. Begitu pula dengan seluruh unsur yang ada didalamnya agar saling mendukung dan bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, Secara singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi ini berusaha untuk menjamin kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya.

Fungsi pengawasan meliputi beberapa tindakan, antara lain :

  1. Menetapkan standar prestasi.
  2. Mengukur prestasi yang sedang berjalan dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan.
  3. Mengambil tindakan untuk memperbaiki prestasi yang tidak sesuai dengan standar.

Pengawasan merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Pengawasan manajemen adalah usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan tujuan perencanaan, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyipangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisiensi dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

Ada tiga tipe pengawasan, berdasarkan proses kegiatan  yaitu :

Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control’s)

Dirancang untuk mengantisipasi adanya penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan.

Pengawasan Berjalan (Concurrent Control’s)

Pengawasan yang dilakukan bersama dengan pelaksanaan kegiatan Merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan – kegiatan bisa dilanjutkan, untuk menjadi semacam peralatan “double check” yang telah menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

Pengawasan Umpan Balik (Postaction Control’s)

Pengawasan ini adalah untuk memastikan bahwa output yang dihasilkan sesuai dengan standar dengan kata lain sebagai pengukur hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.

Ada beberapa tahap proses pengawasan antara lain :

  1. Penetapan standard kegiatan
  2. Penentuan pengukuran kegiatan
  3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata
  4. Membandingkan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan.
  5. Mengambil tindakan pengoreksian bila dianggap perlu

PRINSIP-PRINSIP KONTROL

Beberapa ide dasar tertentu sangat berguna dalam pengembangan sistem kontrol. Prinsip-prinsip kontrol terdiri dari :

Titik Kontrol Strategis (Strategic Point Control)

Kontrol terbaik hanya bisa diperoleh apabila titik-titik kritis, titik kunci, dan titik batas dapat diidentifisir dan perhatian khusus diarahkan pada penyesuaian titik-titik tersebut. Usaha mengontrol semua titik cenderung akan menambah usaha sia-sia saja dan mengurangi perhatian atas problem-problem penting. Kontrol yang baik tidak berarti kontrol yang maksimum, karena kontrol itu mahal.

Umpan Balik (Feedback)

Umpan balik adalah proses penyesuaian kegiatan yang akan datang atas dasar informasi prestasi. Manajemen banyak menggunakan prinsip umpan balik di bidang-bidang yang pada permulaan nampaknya tidak berhubungan.

Kontrol yang Fleksibel  (Flexible Control)

Setiap sistem kkontrol harus peka terhadap perubahan kondisi. Seringkali sistem kontrol menuntut penyesuaian diri dengan perkembangan-perkembangan baru, termasuk kegagalan dari sistem kontrol itu sendiri.

Kesesuaian Organisasi (Organizational Suitability)

Kontrol harus terpola untuk keperluan organisasi. Arus informasi mengenai prestasi yang sedang berjalan harus sesuai dengan struktur organisasi. Untuk dapatnya mengontrol keseluruhan kegiatan / operasi, seorang atasan harus menemukan suatu pola yang akan memberikan kontrol terhadap semua bagian.

Kontrol Diri (Self Control)

Unit-unit dapat direncanakan untuk mengontrol diri sendiri. Apabila suatu department dapat mempunyai tujuan masing-masing serta system kontrolnya, control yang mendetail dapat ditangani didalam department itu sendiri.

Kontrol Langsung (Direct Control)

Setiap sistem kontrol harus didesain untuk memelihara kontak langsung antara pengontrol dan yang dikontrol. Meskipun telah tersedia sejumlah sistem kontrol yang dilaksanakan oleh spesialis-spesialis, supervisor pada tingkat pertama masih diperlukan karena mengenal langsung prestasinya.

Faktor Manusia (Human Factor)

Tiap sistem kontrol yang menyangkut orang berkaitan dengan cara-cara psikologis bagaimana orang itu memandang suatu sistem. Suatu sistem kontrol yang disusun dengan desain rapi kemungkinan akan gagal karena manusianya tidak menguntungkan untuk sistem itu.


Sumber: https://dosenpendidikan.id/